Lopend ben je sneller dan in een Ferrari zonder benzine
Er wordt vol enthousiasme begonnen aan Product Informatie Management implementatieprojecten. Een leverancier wordt gekozen. Het systeem wordt geconfigureerd. Het eerste kanaal wordt geïntegreerd. Allemaal relatief makkelijke tegenwoordig. Zeker als je een SaaS versie neemt en een goede partner hebt.
Er is natuurlijk wel na gedacht over de data en documenten die nodig zijn. Even uploaden en klaar is kees. Vandaag lukt ook om producten op een website te tonen.
Al gauw blijkt dat data migratie nog maanden gaat duren. Echt frustrerend voor iedereen. En dus worden de beloofde voordelen veel later bereikt.
Data migratie is het essentieel onderdeel van een PIM-implementatie
Het overtuigen van je organisatie. En daarna een PIM-systeem neerzetten is maar een deel van het project.
Een PIM levert pas geld op als het echt gebruikt wordt om productinformatie te distribueren. En kan alleen als het gevuld is met relevante data en documenten. Informatie die up to date en compleet is.
Maak het verzamelen, opschonen en verrijken een prioriteit. Vanaf het begin van je project.
Was er maar een productinformatie tankstation
Is er een gebrek aan data en documenten? Nee. De producten worden elke dag weer verkocht. Was het maar zo simpel.
Productinformatie wordt verspreid door de hele organisatie geproduceerd. Opgeslagen in allerlei systemen. Soms is er een voorloper van je PIM-systeem. Deze systemen moeten dan wel goed bijgehouden zijn. Dat is meestal niet zo… En dan is de informatie ook niet altijd leesbaar voor (potentiële) klanten.
Je mag je gelukkig prijzen als alles in bronsystemen staat. Vaak moet de informatie uit alle hoeken en gaten gepeuterd worden.
- Uit de digitale kanalen zelf gehaald worden want er was geen goede bron.
- Uit Excel sheets van verkopers.
- Uit SharePoint sites en lijsten waar medewerkers iets kunnen opzoeken.
- Uit ERP-systemen trek je logistieke en productie-gegevens.
- Uit brochures waarvan het origineel alleen bij de grafisch ontwerper op te vragen is.
- Uit de email-inbox van een marketeer.
De informatie die je 1 op 1 is over te nemen, kun je het beste via een integratie overhalen. Veel kun je niet 1 op 1 overnemen. Dan moet je de informatie migreren. En transformeren. Alles wat je mist moet aangevuld worden. Daar heb je hulp bij nodig van deskundigen.
Data migratie pak je aan als een herhaalbaar project
- Maak iemand verantwoordelijk voor de productinformatie migratie
- Zorg voor 1 of meerdere migratiespecialisten die het werk begeleiden. En eventueel ook uitvoeren.
- Bepaal de scope. Welke data en documenten hebben de eerste ontvangende kanalen echt nodig? Bespreek dit met de kanaaleigenaar en de data-eigenaren.
- Bepaal de migratie aanpak. Ga je in eerst instantie voor de breedte of de diepte? Kijk ook vooruit of er voordeel is om een stapje extra te doen. Zeker als je plannen hebt voor toekomstige kanalen. Of functionaliteit zoals document generatie vanuit je PIM.
- Definieer de benodigde kwaliteit. Helemaal perfect kost vaak heel veel meer tijd. Perfect is prima als het waarde oplevert.
- Bepaal welke transformaties nodig zijn en stel daar standaarden voor op.
- Bepaal wie de informatie nu heeft. Maak heldere afspraken over hoe die informatie aangeleverd gaat worden.
- Help de data-eigenaren bij het verzamelen en controleren. Leid ze goed op. En begeleid ze bij het gebruik van het PIM-systeem. Geef ze eenvoudig te gebruiken rapporten en los bottlenecks direct voor ze op. En je weet op wie je kunt bouwen zodra je meer informatie nodig hebt. De energie die je hierin stopt krijg je dubbel en dwars weer terug.
- Migreer in kleine stappen. Laat de data en documenten zien in een test versie van het kanaal. Dan ziet zowel de data eigenaar als kanaalgebruiker waarom ze het doen.
- Evalueer het resultaat. Verbeter het proces waar nodig.
- Herhaal stappen 1 t/m 10 voor de volgende kanalen.
Imperfect action is better than perfect inaction.
Harry S. Truman
Begin data migratie zo vroeg mogelijk en bouw ervaring op
Wacht niet tot je PIM-systeem al up en running is. Het beste kun je onmiddellijk beginnen. Je zult gaandeweg veel leren over de benodigde en beschikbare informatie. En ook leren over de aanpak die het beste werkt voor je organisatie.
Dit leerproces is belangrijk want zodra je een succesvol en gevuld PIM hebt komen vanzelf de vragen om meer informatie. En daarmee nieuwe data migratie behoeftes.