De bonnetjesaffaire is een goed voorbeeld van de levenscyclus van informatie. Het gaat me hier niet om het bewust achterhouden van informatie en de Tweede kamer onvolledig inlichten, maar om de rol die informatie kan spelen.
Even in herinnering roepen: in 2000 sloot toenmalig officier van Justitie Fred Teeven een geheime deal met hasjhandelaar Cees H. Hij mocht na aftrek van een boete een bedrag van 4,7 miljoen gulden houden.
Toen er 14 jaar later in de Tweede Kamer vragen werden gesteld over de hoogte van de schikking was het ‘bonnetje’ van de transactie aanvankelijk niet te vinden. Minister van Justitie Ivo Opstelten noemde een bedrag van 1,25 miljoen euro en Teeven – inmiddels staatssecretaris van Justitie – zei zich het bedrag niet meer te kunnen herinneren. In 2015 werd het bonnetje alsnog gevonden in een verouderd computersysteem. De hoogte van de schikking bleek 4,7 miljoen euro. Uiteindelijke kostte deze affaire 4 politici de kop omdat ze niet meer geloofwaardig waren: Opstelten, Teeven, Tweede Kamervoorzitter Anouchka van Miltenburg en Opsteltens opvolger Ard van der Steur traden af.
Van waarde naar waardeloos
Als informatie-architect vind ik het heel intrigerend dat het bonnetje eerst niet te vinden was en daarna toch wel. Ik weet niet wat de specifieke bewaartermijn is voor een dergelijke schikking. Maar het was aanwezig en had daarom beter gearchiveerd moeten worden, zodat het direct te vinden was.
Alle informatie heeft een levenscyclus: van de wieg tot aan het graf. Het doorloopt achtereenvolgens de fases creatie, herziening, goedkeuring, archivering en vernietiging. Neem bijvoorbeeld een contract. Dat is opgesteld en getekend door beide partijen. Het bevat specifieke bepalingen over de partijen die de overeenkomst afsluiten, het product of de dienst die wordt geleverd, de duur en de opzegtermijn van het contract, de gevolgen bij het niet nakomen van de afspraken, garantiebepalingen, afspraken over betaling en of er algemene voorwaarden van toepassing zijn.
De levenscyclus van een contract verloopt van ongetekend naar getekend naar uitgediend. Afhankelijk van waar het contract zich bevindt in zijn levenscyclus heeft het een andere waarde. De waarde loopt door de tijd af. In de laatste fase als de garantie is verlopen dan is het contract waardeloos geworden.
Het eerdergenoemde bonnetje had kennelijk geen duidelijke status waardoor niet meteen bekend was of het er nog was en waar het zich bevond in de archieven.
Wie wat bewaart
In veel gevallen bepaalt de wet of informatie moet worden bewaard en voor hoe lang. Een administratie moet zeven jaar worden opgeslagen, een personeelsdossier moet uiterlijk twee jaar nadat een werknemer uit dienst is worden vernietigd. Bij dit soort informatie wordt de levenscyclus opgelegd. Niet nakomen van de wet kan tot serieuze boetes leiden als bijvoorbeeld de Algemene Verordening Gegevensbescherming overtreden worden.
Een onderneming kan besluiten of ze de administratie langer wil bewaren dan de verplichte termijn en welke informatie nog meer bewaard moet blijven. Sommige informatiedocumenten hebben een lange levensduur. Bijvoorbeeld kaarten die aangeven waar gas- en waterleidingen en elektriciteitskabels in de grond liggen. Die zijn soms pas tientallen jaren later weer nodig en kunnen dan veel geld besparen.
Vernietigen of redden
Bedrijven moeten een actief beleid voeren voor het bewaren van informatie. Nagaan of er bewaarplicht is. Als die er niet is dan moet worden bekeken of het zinvol is de informatie te archiveren. Hierbij gelden de principes dat de informatie een eigenaar moet hebben die controleert of de informatie nog actueel is, of de informatie op één locatie wordt opgeslagen en of die vindbaar en toegankelijk is.
Het niet bewaren of kunnen vinden van informatie, of het leveren van verkeerde informatie kan verstrekkende gevolgen hebben. Het kan carrières vernietigen of redden.