Iedereen heeft zijn eigen stokpaardjes
Bij elkaar brengen van productinformatie is lastig. Iedereen heeft zo zijn eigen kijk op wat belangrijk is. Vanuit zijn/haar eigen behoefte.
Productontwikkeling vindt de exacte technische gegevens belangrijk, zoals zij die gemeten hebben. Marketing wil haar eigen teksten hebben. Logistiek wil dat de afmetingen in millimeters bijgehouden wordt want zo werken ze nu eenmaal. De compliance afdeling wil dat de geldige certificaten bijgehouden worden. De verkoopafdeling wil snel bij documenten kunnen om snel een klant te kunnen helpen. Finance heeft een eigen indeling voor producten omdat de rapportages anders niet eenvoudig te maken zijn. En zo gaat het maar door.
Er zijn ook afdelingen die geen goed systeem om hun eigen informatie op te slaan. En dan blijkt een Product Informatie Management Systeem een ideale plek om ook hun spulletjes op te slaan. Al die informatie is natuurlijk belangrijk voor een afdeling.
En dan heb je kanaaleigenaren die echt niet kunnen leven met de data die een ander kanaal gebruikt. Nee hun kanaal is uniek. De data die nodig is echt uniek. Geen discussie mogelijk.
En dat zie je terug in het datamodel. Van alles en nog wat zit daarin.
Voor wie doe je het? De klant toch?
Je klanten moet centraal staat bij je Product Informatie Management Data Model. Je moet ervoor zorgen dat de data, afbeeldingen en documenten die uit je PIM komen goed aansluiten bij wat de klant nodig heeft. Elk kanaal krijgt consistente informatie want de klant kan van meerdere kanalen gebruik maken.
Daarnaast mag je wel intern gerichte informatie opnemen. Zolang dat moet ondergeschikt zijn aan het bovenstaande. Hierbij maak ik onderscheid tussen 3 categorieën:
- Data die helpen bij het distribueren naar kanalen. Niet elk kanaal heeft hetzelfde product beschikbaar.
- Data die helpen om de informatie voor klanten efficiënt te beheren. De beheerders van informatie moet bijvoorbeeld snel producten kunnen vinden waarvoor ze verantwoordelijk zijn.
- Gegevens die niet direct ten behoeve van klanten zijn maar voor medewerkers die direct contact hebben met de klant. Dan hebben ze alles bij elkaar hebben.
Hoe kan je PIM datamodel een zooitje worden?
Veel medewerkers die product informatie aanleveren hebben geen zicht op wat een klant echt nodig heeft. Er wordt geleverd wat er beschikbaar is.
Daarbij komt dat deze medewerkers ook vragen van collega’s moeten beantwoorden. Die informatie is daardoor ook erg ‘belangrijk’ om te hebben. Dus wordt externe en interne data vermengd.
Kanaaleigenaren hebben vaak geen goed beeld van wat er al beschikbaar is. Of willen het niet weten. Ze komen met hun eigen definities. Gebrekkig overleg tussen kanaaleigenaren versterkt dit ook nog eens. Dan kan zelfs een product naam over voor exact hetzelfde product afwijken. Hetzelfde product heeft dan vaak ook andere gegevens per kanaal.
Wat ook niet helpt is als de eigenaar van het PIM probeert iedereen te vriend te houden. Of overruled wordt door zijn/haar management. Want tja… je hebt ze allemaal nodig. Met als gevolg iedereen zijn eigen set van data en documenten.
Daardoor wordt er weinig synergie bereikt. Groeit je datamodel uit de klauwen. En kost het veel meer werk dan nodig.
Grip op je Data Model
- Plaats de klant op #1, #2 en #3. Maak een senior medewerker hiervoor verantwoordelijk die heel goed weet wat de klant nodig heeft en waarom.
- Hou zicht op de informatiebehoefte bij alle kanalen. Check waar overlap is.
- Hou je datamodel eenvoudig qua niveaus en richting. 2 of 3 niveaus is meestal voldoende.
- Een eenvoudig datamodel betekent niet dat je heel weinig gegevens hebt op elk niveau. Het gaat erom dat elk dataelement bewust toegevoegd wordt. Voor de klant
- Zorg ervoor dat er alleen dataelementen toegevoegd worden die ook daadwerkelijk onderhouden gaan worden. Beter geen data dan verouderde en dus verkeerde data.
- Zorg dat een informatie architect het datamodel opstelt. En verdedigt. Samen met de verkoop en marketing experts.