Informatiekoninkrijkjes zijn verboden

Een belangrijke klant bezoekt het kantoor van een IT-adviesbureau. Het gaat om een groot internationaal project, waarin het gehele intranet wordt vervangen en nieuwe samenwerkingsapplicaties worden ingevoerd. De klant krijgt twee dagen lang uitleg over oplossingen voor de complexe opdracht en over de vordering van het project. Het projectteam heeft zijn presentatie aangescherpt om nog eens te laten zien dat het de juiste partij is om deze klus te klaren.

Wat ik me bedenk

De sfeer is goed en er wordt ontspannen overlegd. Bij de borrel aan het einde van de eerste dag vertelt de klant aan zijn accountmanager bij het adviesbureau, dat hij door één van de presentaties aan het denken is gezet. Is het mogelijk om ook de uitfasering van het oude documentmanagementsysteem te doen?

De klant wil het wel snel weten, zodat hij dit verzoek aan zijn management kan voorleggen voor goedkeuring. Uiteraard kan dat. De accountmanager loopt verheugd naar de projectmanager om het goede nieuws te melden. Met de uitbreiding van het project ligt een behoorlijke extra omzet in het verschiet.

De eerste reactie van de projectmanager is terughoudend. Er kunnen haken en ogen zijn. De uitfasering was eerder expliciet uitgesloten vanwege de vertrouwelijkheid van de informatie. Hoe dat precies zit weet hij niet, maar laten ze de contracten erbij nemen. Daarin staat de omgang met vertrouwelijke documenten beschreven. Ze willen de klant de volgende dag al uitsluitsel geven.

Een ramp

De projectmanager vertelde mij veel later, dat hij nog steeds met gemengde gevoelens terugdenkt aan deze klus. Want het werd een ramp. Niemand in het projectteam was op de hoogte van de contractuele afspraken en kon bij het contract. De secretaresse die toegang had tot de kast met officiële documenten was op vakantie. Niemand wist waar de sleutel lag. Dan maar de digitale versie. Niemand bleek toegang te hebben tot de afgeschermde map waarin de documenten waren opgeslagen. Uiteindelijk werd in de mailbox van de projectmanager een conceptversie van het contract gevonden.

De volgende dag werd het verzoek besproken met de klant en werden er afspraken gemaakt over het uitfaseren van het documentsysteem. Ze namen aan, dat het allemaal wel in het definitieve, getekende contract zou passen. Op basis van deze afspraken gingen ze aan de slag. Het gebrek aan inzicht in de contractuele verplichtingen zou  verstrekkende gevolgen hebben.

Onnodige stress

De haast om de klant tevreden te stellen, de knulligheid dat het getekende contract niet kon worden geraadpleegd en het feit dat het contract niet meer werd aangepast voor de extra opdracht zorgden voor veel onnodige stress. Omdat het om vertrouwelijke informatie ging mochten de documenten niet buiten het bedrijf van de klant worden opgeslagen. De IT-afdeling van de klant kon met moeite en vertraging de benodigde hardeschrijfruimte leveren voor de migratie. Hierdoor was er vanaf het begin een achterstand en viel de migratie meerdere malen stil.

De opdrachtgever was echter niet bereid om te betalen voor het stilvallen van activiteiten. De kosten van de vertraging werden wel op het project geboekt. Omdat de uitfasering meer tijd kostte kwam het halen van de deadline voor de andere onderdelen van het project in gevaar. En over het overschrijden van de deadline stond onder het kopje ‘boeteregeling’ wel iets in het contract. De opdrachtgever wilde niet helpen en was bezig zijn eigen hachje te redden.

De projectmanager en zijn toch al gestreste team werden door hun eigen management ook nog eens onder druk gezet vanwege de dreigende boete bij het overschrijden van de deadline. Wat ook niet hielp, was dat de winstmarges van adviesbureau al geruime tijd onder druk stonden door eerdere tegenvallers.

Als de projectmanager had geweten dat er een boeteregeling was, dan had hij de uitbreiding van het project met de migratie nooit op deze manier geaccepteerd. Het was beter geweest om de boeteregeling aan te passen zodat de migratie daar niet onder zou vallen.

Geen koninkrijkjes

Het mag niet zo zijn dat een organisatie voor belangrijke informatie afhankelijk is van één persoon. De situatie was in dit geval zo gegroeid. Als een medewerker een contract nodig had, dan werd de secretaresse gevraagd. Dat was gemakkelijk en snel.

Informatie moet altijd vrij toegankelijk zijn, tenzij er een gegronde reden is om dat niet te zijn. Bijvoorbeeld als het persoonlijke of vertrouwelijke informatie is. Leg geen beperkingen op bij toegang tot informatie als het niet nodig is. Dat voorkomt ‘koninkrijkjes’. Zeker nu medewerkers meer en meer op afstand werken en op willekeurige tijdstippen werken is het vertrouwen op anderen lang niet altijd efficiënt

Geen toegang tot informatie ondermijnt de informatiemanagementprincipes 2 en 3: informatie heeft één versie en één locatie. Want als een medewerker niet bij bepaalde documenten kan, dan is de kans groot dat hij die gemaild krijgt door een collega, of eenmaal in bezit opslaat op zijn eigen computer. Zo ontstaan al snel meerdere versie van een document die op verschillende plaatsen zijn te vinden.

Leave a Reply

Your email address will not be published. Required fields are marked *