Informatiemanagement principes

De 7 informatiemanagement principes zijn toepasbaar op alle types informatie. Informatie kan data zijn zoals het aantal werknemers en content zoals webpagina’s of documenten. Elk principe wordt hieronder uitgelegd.

Principe Informatie heeft een eigenaar
Motivatie
  • Iemand die eigenaar is van informatie kan aangesproken worden
  • Informatie met een eigenaar zal (waarschijnlijk) beter beheerd worden
Implicatie De eigenaar heeft de volgende verantwoordelijkheden:

  • Zorgdragen dat informatie beschikbaar, accuraat, up to date en compleet is
  • Zorgdragen dat informatie gedistribueerd wordt naar de juiste personen
  • Zorgdragen dat er aan juridische vereisten wordt voldaan
  • Informatie sluit aan bij huidige en toekomstige behoeften van de informatiegebruiker
  • Op de hoogte blijft van de juridische ontwikkelingen en neemt de benodigde actie

De organisatie faciliteert en controleert de eigenaar bij het uitvoeren van zijn/haar verantwoordelijkheden.
Principe Informatie heeft 1 versie van de waarheid
Motivatie Het hebben van één versie van de waarheid heeft de volgende voordelen:

  • Voorkomt dat een verouderde versie gebruikt wordt
  • Het is eenvoudiger om de juiste mensen toegang te geven
  • Onderhoud is eenvoudiger en gemakkelijker te controleren
Implicatie Het maken, verspreiden en opslaan van kopieën moet tegen gegaan worden door:

  • Educatie en bewustwording van medewerkers
  • Bedrijfsprocessen te ontwerpen die gebruik te maken van de originele informatie
  • Bij de selectie en inrichting van systemen hiermee rekening te houden
  • Bij de inrichting van toegangsrechten iedereen toegang te geven tot de informatie die hij/zij nodig heeft

In de praktijk is het soms nodig om kopieën toe te staan. In dat geval moet een proces ingericht worden zodat updates worden verwerkt en dat informatie wordt verwijderd wanneer nodig.
Principe Informatie heeft 1 locatie
Motivatie Informatie die op één locatie is opgeslagen en beheerd, bespaart tijd en inspanning doordat:

  • Het is gemakkelijker om informatie te vinden
  • Het is eenvoudiger om te weten waar informatie opgeslagen en beheerd moet worden
Implicatie
  • Educatie en bewustwording van medewerkers op welke locatie informatie gevonden kan worden
  • Richtlijnen voor informatiebeheerders op welke locatie informatie opgeslagen en beheerd moet worden
  • Beperken van het aantal mogelijke opslaglocaties.
  • Dit betekent dat elke type informatie op de meest geschikte locatie wordt opgeslagen o.a. op basis van functionaliteit en gebruik. Bijvoorbeeld documenten en financiële gegevens hebben andere vereisten.
Principe Informatie is toegankelijk tenzij…
Motivatie Een grote ergernis voor mensen is geen toegang hebben tot informatie. Dit beïnvloedt het werk dat ze moeten doen. Informatie moet toegankelijk zijn tenzij daar een goede reden voor is. Mogelijke redenen zijn:

  • Het is persoonlijke informatie, bijvoorbeeld creditcardgegevens of medische gegevens
  • Het is geheime of confidentiële informatie dat grote schade kan veroorzaken, bijvoorbeeld overname plannen
  • Het is informatie waarvan de organisatie geen eigenaar is en waarover afspraken zijn gemaakt met de eigenaar, bijvoorbeeld rapporten van analisten

De hoeveelheid informatie die niet toegankelijk is, moet beperkt zijn. Hiermee wordt bereikt dat complexe en dure maatregelen alleen toegepast worden waar echt nodig. En het verhoogt de gebruikersadoptie van systemen.
Implicatie
  • Stimuleren dat het delen van informatie in het belang van de organisatie is
  • Informatie wordt eenduidig geclassificeerd op basis van duidelijke richtlijnen
  • Informatie-eigenaren zorgen ervoor dat informatie opgesteld wordt zodat een zo groot mogelijk publiek bereikt kan worden
  • Toegangsrechten worden ontworpen zodat er geen onnodige barrières zijn. Dit heeft ook als voordeel dat onderhoud van toegangsrechten eenvoudiger wordt.
Principe Informatie heeft een status
Motivatie Personen moeten in staat zijn om de status van informatie vast te stellen. Bedrijfsprocessen moeten dus een status aan informatie toekennen. De voordelen van een status zijn:

  • Het is eenvoudiger om de waarde van informatie vast te stellen
  • Het is eenvoudiger om te distribueren, bijvoorbeeld door de status te gebruiken om distributie te starten of juist te stoppen
  • Het is eenvoudiger om toegang tot informatie te bieden, bijvoorbeeld na goedkeuring wordt de informatie automatisch toegankelijk
  • Het vinden van informatie is efficiënter omdat er op status gezocht kan worden
Implicatie
  • Afspraken maken en communiceren wat een status betekent
  • Richtlijnen opstellen hoe informatie van status kan veranderen zijn beschikbaar en gecommuniceerd
  • Systemen zijn ingericht om de status op te slaan en te beheren
Principe Informatie heeft een levenscyclus
Motivatie De meeste informatie heeft maar een beperkte tijd waarde. De levenscyclus moet actief beheerd worden. Met name het einde van de levenscyclus kan problematisch zijn. De volgende problemen kunnen zich voor doen:

  • Informatie had verwijderd moeten zijn, met als resultaat boetes of imagoschade
  • Informatie is verwijderd maar had beschikbaar moeten blijven waardoor informatie opnieuw gemaakt moet worden of waardoor het moeilijk is bewijzen aan te leveren aan overheidsinstanties
  • Onnodige inspanning om informatie te vinden doordat er overbodige informatie bewaard is
Implicatie
  • Bewaartermijnen voor informatie moeten opgesteld en nageleefd te worden. Oneindig informatie bewaren heeft in veel gevallen geen toegevoegde waarde.
  • Medewerkers of aangewezen personen moeten tijd krijgen om informatie (periodiek) op te ruimen
  • Bewustwording bij medewerkers en management dat het nuttig is om informatie die geen waarde meer heeft weg te gooien
  • Systemen selecteren en inrichten met functionaliteit voor bewaartermijnen en notificatie
Principe Informatie is overdraagbaar
Motivatie Informatie die niet overgedragen kan worden is niet bruikbaar voor de organisatie en kost gebruikers van de informatie extra tijd en energie.
Implicatie De eigenaar moet erop toezien dat:

  • Informatie compleet is
  • Informatie leesbaar is
  • Informatie ondubbelzinnig is
  • Informatie onafhankelijk is van de auteur en/of eigenaar
  • Informatie begrijpelijk is zonder aanvullende informatie

Dit betekent dat de eigenaar regelmatig vaststelt of informatie goed aansluit bij de gebruiker. Het kan ook betekenen dat de eigenaar een review- en goedkeuringsproces inricht.

Het toepassen van deze informatiemanagement principes helpt organisaties door verbeterde samenwerking, verlaagde compliance risico’s, ondersteund interne en externe communicatie, en verlaagt kosten.