De 7 informatiemanagement principes zijn toepasbaar op alle types informatie. Informatie kan data zijn zoals het aantal werknemers en content zoals webpagina’s of documenten. Elk principe wordt hieronder uitgelegd.
Principe | Informatie heeft een eigenaar |
Motivatie |
|
Implicatie | De eigenaar heeft de volgende verantwoordelijkheden:
De organisatie faciliteert en controleert de eigenaar bij het uitvoeren van zijn/haar verantwoordelijkheden. |
Principe | Informatie heeft 1 versie van de waarheid |
Motivatie | Het hebben van één versie van de waarheid heeft de volgende voordelen:
|
Implicatie | Het maken, verspreiden en opslaan van kopieën moet tegen gegaan worden door:
In de praktijk is het soms nodig om kopieën toe te staan. In dat geval moet een proces ingericht worden zodat updates worden verwerkt en dat informatie wordt verwijderd wanneer nodig. |
Principe | Informatie heeft 1 locatie |
Motivatie | Informatie die op één locatie is opgeslagen en beheerd, bespaart tijd en inspanning doordat:
|
Implicatie |
|
Principe | Informatie is toegankelijk tenzij… |
Motivatie | Een grote ergernis voor mensen is geen toegang hebben tot informatie. Dit beïnvloedt het werk dat ze moeten doen. Informatie moet toegankelijk zijn tenzij daar een goede reden voor is. Mogelijke redenen zijn:
De hoeveelheid informatie die niet toegankelijk is, moet beperkt zijn. Hiermee wordt bereikt dat complexe en dure maatregelen alleen toegepast worden waar echt nodig. En het verhoogt de gebruikersadoptie van systemen. |
Implicatie |
|
Principe | Informatie heeft een status |
Motivatie | Personen moeten in staat zijn om de status van informatie vast te stellen. Bedrijfsprocessen moeten dus een status aan informatie toekennen. De voordelen van een status zijn:
|
Implicatie |
|
Principe | Informatie heeft een levenscyclus |
Motivatie | De meeste informatie heeft maar een beperkte tijd waarde. De levenscyclus moet actief beheerd worden. Met name het einde van de levenscyclus kan problematisch zijn. De volgende problemen kunnen zich voor doen:
|
Implicatie |
|
Principe | Informatie is overdraagbaar |
Motivatie | Informatie die niet overgedragen kan worden is niet bruikbaar voor de organisatie en kost gebruikers van de informatie extra tijd en energie. |
Implicatie | De eigenaar moet erop toezien dat:
Dit betekent dat de eigenaar regelmatig vaststelt of informatie goed aansluit bij de gebruiker. Het kan ook betekenen dat de eigenaar een review- en goedkeuringsproces inricht. |
Het toepassen van deze informatiemanagement principes helpt organisaties door verbeterde samenwerking, verlaagde compliance risico’s, ondersteund interne en externe communicatie, en verlaagt kosten.