Is de waarheid, waarheid?

The dress’ was een paar jaar geleden een fenomeen. Het ging over de kleur van een jurk. Sommigen vonden het kledingstuk blauw met zwart terwijl anderen juist goud met wit zagen. Wat is waar? Ik herinner me de wereldwijde discussie op social media over welke kleur de jurk nu eigenlijk had. Hoe kon een foto van een ogenschijnlijk normale jurk zoveel verwarring zaaien?

Dit was er aan de hand. Het lag niet aan het scherm van tablet of smartphone. Volgens neurowetenschapper Bevil Conway lag het aan de manier waarop onze hersenen de kleur van daglicht corrigeren. Wij zijn gewend om te zien in daglicht, maar daglicht verandert van kleur. Van oranje-rood in de vroege ochtend, tot blauw-wit in de middag en vervolgens weer rood in de avondschemering. Wat wij als mens automatisch doen bij het bepalen van de kleur van een voorwerp, is de kleur van de lichtbron ofwel het daglicht wegfilteren. Daarna zien we de echte kleur van het object.

De kleuren van de jurk zitten volgens Conway op een bijzondere grens. Mensen filteren óf de blauwe kleur weg, waarna ze wit en goud overhouden. Óf ze filteren de gouden kleur weg, waarna ze blauw en zwart overhouden.

De fabrikant en verkopers van de jurk zullen zich erbij neer moeten leggen dat er niet één waarheid omtrent de jurk is. Over de maten, de stof en was- en strijkvoorschriften hoeft geen discussie ontstaan, de kleur zullen mensen verschillend blijven ervaren.


Niets anders dan de waarheid

De manier waarop de kleur van de jurk speelt met onze hersenen is een bijzonder geval. Fabrikanten en afnemers willen dat er één waarheid is bij een product. Eenduidige productinformatie en specificaties die geen vragen oproepen. Dat voorkomt aansprakelijkheidskwesties en ontevreden klanten. Maar het komt voor, dat er geen ondubbelzinnige informatie over een product is, terwijl dat is te voorkomen. Er zitten in de praktijk de nodige schakels tussen de fabrikant als bron en zender van de productinformatie en bijvoorbeeld een webshop of online datasheet als ontvanger en eindstation van die informatie. In deze informatieketen kunnen gemakkelijk fouten worden gemaakt.

De fabrikant kan zijn productgegevens zelf direct aan een distributeur, verkoper of eindafnemer leveren. Ook kan hij een zogenoemde databroker voorzien van specificaties. Deze levert de informatie vervolgens namens hem aan afnemers. Bij de fabrikant kan het misgaan als deze niet de juiste informatie aanlevert. Of als hij veranderingen niet op tijd doorgeeft, bijvoorbeeld omdat niet is bijgehouden wie welke informatie heeft ontvangen. Ook kan de fabrikant informatie aanleveren op een manier die niet aansluit bij de volgende schakel, waardoor deze de gegevens moet over- of omzetten.

Een distributeur, databroker of verkoper kan op zijn beurt ook informatie verkeerd, te laat of anders aanleveren. Zij kunnen ook op eigen houtje gegevens aanpassen, bijvoorbeeld omdat ze eigen terminologie gebruiken.


De verbroken keten

Idealiter wordt de productinformatie van de fabrikant bij afnemers automatisch verwerkt. Maar in de praktijk is dat lang niet altijd het geval. De gegevens worden dan gekopieerd of handmatig overgenomen, waardoor de verbinding met de oorspronkelijke bron is verbroken. Er is een risico dat de productgegevens verkeerd worden ingevoerd en dat wijzingen niet worden doorgevoerd. Zo kan hetzelfde product op meerdere plaatsen met verschillende gegevens voorkomen en ontstaan er meerdere waarheden.

Neem een jurk, die heeft veel specificaties. Denk aan het merk, de beschikbare maten en kleuren, het gebruikte materiaal en de prijs. En hoort de jurk in de lente-, zomer-, herfst- of wintercollectie, bij welke gelegenheid kan ze worden gedragen, wat is de pasvorm en is de stof effen, of gebloemd, geruit of gemêleerd. Deze hoeveelheid aan informatie maakt dat er al snel een fout kan ontstaan bij het overnemen of wijzigen ervan.

Controle op juistheid

Het is duidelijk dat één versie van de waarheid voordelen heeft. Het voorkomt dat klanten verkeerd geïnformeerd worden. Een leverancier moet zoveel mogelijk borgen dat er één informatiebron is waaruit afnemers putten. En controles uitvoeren bij zichzelf en afnemers of de productinformatie nog up to date is. Als databrokers en afnemers zelf de informatie verwerken dan ligt ook bij hen een verantwoordelijkheid voor controle op juistheid.

Soms is het in de praktijk niet te voorkomen dat informatie wordt gekopieerd en gedistribueerd via meer dan één locatie. In zo’n geval moet er een proces zijn om de kopie te actualiseren (bij te houden of te verwijderen): automatisch of handmatig.

De fabrikant van ‘the dress’ had onverwacht op een leuke manier veel positieve aandacht voor zijn product. Maar het kan ook vervelend aflopen als klanten op social media losgaan over eigenschappen van een product die niet blijken te kloppen. De informatieketen is zo sterk als de zwakste schakel.


De 7 principes van informatiemanagement

Dit is het tweede artikel in serie waarin de 7 principes van informatiemanagement worden beschreven. Lees ook “Hoe verkeerde informatie een aankoop beïnvloedt!

Leave a Reply

Your email address will not be published. Required fields are marked *