Ik loop graag rond in steden (nu natuurlijk alleen in de eigen stad). Niet alleen in het perfect aangeharkte centrum of gegoede wijken. Juist niet.
‘Off the beaten track’ is vaak een stuk interessanter. Daar vind je nog wel eens een pareltje. Maar er is ook een keerzijde. De kans is groot dat door straten of hele wijken loop, waar het afval overal ligt. Graffiti op muren. Glas van ingeslagen autoruiten op straat. Onderhoud aan gebouwen lijkt voor de eigenaar verspilde moeite. Huurders willen vast graag er wat aan doen maar zien het nut niet. Ook zie ik bewoners rondlopen die niet meer de moeite nemen om hun eigen afval in een afvalbak te gooien.
Uit onderzoek is gebleken dat als het ergens een puinzooi is dan wordt het er vaak alleen maar erger door. Mensen voelen zich dan minder geroepen om zich netjes te gedragen. Ook criminaliteit is hoger dan in locaties die opgeruimd en onderhouden worden. Dit effect wordt de “Theory of broken windows” genoemd.
Heeft jouw IT ook veel stukke ruiten?
Deze theorie lijkt ook van toepassing in de IT. Er zijn altijd wel verwaarloosde gebieden. Gebieden die een negatieve impact hebben op de organisatie.
Vaak zijn het applicaties die al jaren niet meer onderhouden worden. Er is geen documentatie. Niemand weet hoe de applicatie en de noodzakelijke infrastructuur in elkaar steekt. Elke keer als er iets verandert in het landschap is het maar afwachten of de applicatie het nog doen. Je zou verwachten dat dit nooit geldt voor bedrijfskritische applicaties.
De systeembeheerder van een bedrijfskritische applicatie mocht alleen op vakantie als hij 2 mobiele telefoons mee nam… Gelukkig hield hij niet van vakanties.
Ook de infrastructuur kan niet op orde zijn waardoor het toevoegen van nieuwe applicaties heel lang kan duren. Of dat het onmogelijk is om nieuwe kanalen aan te sluiten op bronsystemen omdat integraties niet beschikbaar zijn.
En ook al zijn de applicaties op orde dan kan het ook de data zijn. Data is onbetrouwbaar. Niet compleet. Of ontbreekt gewoonweg. En niemand die het zijn verantwoordelijkheid vind om daar iets aan te doen.
Elk project loopt daar tegenaan en dan worden ze creatief. De leverancier of de partner weet nog wel een oplossing en dan staat er weer een nieuwe applicatie in een omgeving die niet beheerd is door IT. Of er wordt gebuurt met die vriendelijke systeembeheer die altijd wel wat weet te ritselen op het laatste moment.
Het is niet goed voor de organisatie. Iedereen weet dat. Natuurlijk belooft het project dat dingen later op orde gemaakt zullen worden. Ze zeggen er dan niet bij dat Pinksteren en Pasen op 1 dag moeten vallen. Want het budget is natuurlijk al op.
Maar de projecten moet doorgaan. Niemand wil de boeman zijn. En het stapelt zich steeds verderop omdat niemand er iets aan lijkt te doen. De volgende projecten doen ook niet hun best om iets te verbeteren. Ze gaan niet roomser doen dan de paus. Die leveren alleen nieuwe applicaties of kanalen op met zo min mogelijk afhankelijkheden. Zonder aandacht voor hergebruik en vaak met veel restpunten. Zo gaat het jaren door. Gewoon doorschuiven naar de volgende…
Doe je dit thuis ook als het dak lek is?
Stop met het probleem voor uit te schuiven. IT moet verstandig onderhouden worden. Net zoals bij een gebouw. Brandjes blussen verhoogt de kosten op de lange termijn. Het geeft projecten een excuus om onafgeronde applicaties en infrastructuur op te leveren. Als onderhoud niet mogelijk is dan faseer het uit voordat het problemen veroorzaakt.
Het is niet onlogisch dat dit gebeurt
Aan het management is beloofd door het IT management dat het IT budget elk jaar omlaag kan. En dat wordt blind geloofd. Want er was een benchmark die zegt dat conculega’s minder kosten maken. Licentiekosten wel even omlaag onderhandeld kunnen worden. En inhuur van specialisten kan ook altijd een stuk minder (lijkt het).
In de praktijk is het niet zo simpel. En dan is het bezuinigen op onderhoud of het uitstellen van een upgrade al snel een van de weinig dingen die overblijven. Helaas…
Organisaties kunnen 100-en zo niet 1000-en applicaties hebben. En er komen er continue nieuwe bij. Want de business heeft plannen om nieuwe diensten te gaan bieden. Of het management heeft bepaald dat een nieuw business model erbij komt. Allemaal initiatieven die de kosten verhogen in plaats van verlagen.
Als projecten ook nog eens voornamelijk vanuit de business betaald worden dan is onderhoud niet iets dat hoog op de agenda staat. En als onderhoudskosten uit het IT budget komen dan heeft de business ook geen aandacht voor applicaties waar nog 1 of 2 gebruikers zijn die echt niet zonder kunnen (of willen)
Heb ik (lees: zijn team) net na 2 jaar de uitrol afgerond. Krijg ik te horen van de leverancier dat er ge-upgrade moet worden. Wat is dat nou weer? Daar had ik geen rekening mee gehouden.
Afdelingsmanager met weinig ervaring met IT
Genadeloos opruimen en bijhouden
IT is een gezamenlijke verantwoordelijkheid van het management, de business en IT. Samen kunnen de juiste prioriteiten gesteld worden. En alleen dan kan de zooi opgeruimd worden. En blijven.
Tegelijkertijd moet er ook vooruitgekeken worden. Naast het puinruimen zullen er ook projecten uitgevoerd worden. De winkel moet natuurlijk open blijven.
Hieronder zijn een aantal basisprincipes hiervoor.
| Business | IT |
|---|---|
| Wees voorzichtig bij het toevoegen van een nieuwe applicatie. Kun je echt niet een al bestaande applicatie gebruiken? Laat je niet teveel leiden door leveranciers en je kenniskring. | Zorg ervoor dat de organisatie weet wat er al is. Kies voor applicaties die goed aansluiten bij de business. Bekende leveranciers of technologie betekent niet dat het geschikt is voor de business. Het proberen afdwingen van de eigen agenda lijkt misschien de kosten verlagen. Dat werkt alleen als het lukt om iedereen deze te laten gebruiken. |
| Hou applicaties niet onnodig in de lucht. Ruim ook zelf op. | Help de business met bruikbare informatie over het gebruik van applicaties. Ook over de onderhoudsstatus en kosten. |
| Eis dat projecten geen half werk doen. Applicaties waarmee integraties moeilijk zijn zorgen voor extra kosten. | Zorg dat de infrastructuur op orde is. Integraties eenvoudig te maken zijn. |
| Hou rekening met het onderhoud want dan heb je minder problemen later | Help om het onderhoud vanaf het begin goed op te starten |
| Spreek de organisatie op tijd aan zodat je geen | Zorg voor een goede verstandhouding met de business zodat short cuts voorkomen kunnen worden. |
| Wees duidelijk welke initiatieven er zijn en aangaan komen. Dit moet voor de hele organisatie inzichtelijk zijn. | Zorg ervoor dat er een goed overzicht is van het landschap en de geplande ontwikkelingen. De hele organisatie moet dit kunnen inzien. |
| Documentatie is niet overbodig. Op het moment dat je in de problemen zit dan is dat je hou vast. | Stel geen onnodig hoge eisen aan documentatie. Kijk vooral naar de risico’s voor de organisatie. Het moet voldoende zijn om problemen snel te kunnen oplossen. En genoeg detail als iets vervangen moet worden. |
En het management ondersteunt dit allemaal. Waar nodig worden extra kosten goedgekeurd als dit op termijn zorgt voor het juiste kostenniveau.
Hoe eerder actie ondernomen wordt. Hoe eerder de medewerkers stoppen met de puinzooi te vergroten.