Een medewerker met een archivering-achtergrond heeft in een bestaand document-management-systeem alle contracten van een fabriek opgeslagen die de organisatie al jaren probeert te verkopen. Deze medewerker kan elk gewenst contract voor je leveren. Helemaal geweldig zolang hij niet op vakantie gaat…
Een beheerder van een technische installatie vertrouwt de ‘opgelegde’ systemen niet. Hij heeft een eigen administratie op zijn persoonlijke externe harde schijf opgesteld. De formele systemen bevatten maar een klein deel van alle informatie. Hij klaagt dat hij uren per dag bezig is met het vinden en opsturen van informatie aan collega’s.
Een zzp-er werkt al jaren voor een klant voor de uitrol van een applicatie. Zij is inmiddels onderdeel van het meubilair. De opdrachtgever is zeer tevreden omdat deadlines gehaald worden. Medewerkers kunnen echter weinig doen zonder dat ze de zzp-er erbij betrekken. Er is namelijk niks gedocumenteerd en alle informatie zit in haar hoofd.
Dit soort situaties komen regelmatig voor in organisaties. De risico’s en de kosten die hierbij horen worden vaak over het hoofd gezien.
Het zou veel schelen als er een informatiemanagement cultuur zou zijn waarin alle medewerkers, collega’s echt helpen tijdens kantooruren en daarbuiten. Niet alleen nu maar ook op de langere termijn. Medewerkers leggen uit zichzelf informatie vast op een voor anderen bruikbare manier. Ze slaan kennis toegankelijk op en het is ook nog eens goed ge-tagged. Projecten zorgen er voor dat alle documentatie en kennis is overdragen voordat het succes groots gevierd wordt. Medewerkers ruimen informatie op die alleen maar in de weg zit, omdat het overbodig is geworden. Kortom: iedereen is een pro-actieve super informatiemanager, maar dan zonder het Superman T-shirt.
Er kunnen verschillende redenen zijn waarom er niet of nauwelijks zulke informatiemanagers in organisaties rondlopen. Dit heeft vaak met cultuur te maken:
- Kennis en informatie wordt gebruikt om ‘onmisbaar’ te zijn
- Je kunt niet scoren als jouw informatie makkelijk te vinden is. Er is geen beloning voor het goede werk dat ‘problemen’ voorkomt voordat ze ontstaan. Scoren doe je vooral door brandjes te blussen.
- Je moet iets doen waar een ander voordeel bij heeft. Er is geen zekerheid dat je er iets voor terugkrijgt. Anderen doen het ook niet, dus waarom zou jij dat wel doen?
- Managers vinden het niet belangrijk of zelfs overbodig, want het ondersteunt niet direct hun eigen doelstellingen
- Je wordt niet geholpen doordat er geen goede voorbeelden zijn of geen richtlijnen zijn hoe je het dan wel goed doet. Ook zijn er vaak geen instructies of trainingen die richting geven. Je vertrouwt dus op je eigen inzicht.
Om hieraan iets te kunnen doen is vaak geen nieuw systeem nodig of meer processen, maar een verandering in de informatiemanagement cultuur van het bedrijf. Cultuurverandering is ontzettend moeilijk. Zeker bij een onderwerp waarvan lang niet iedereen overtuigd is van het nut en waarvan de prioriteit al gauw overschaduwd worden door andere (sexy) onderwerpen.
Je vraagt je af hoe dan wel?
Zorg ervoor dat informatiemanagement een onderdeel wordt van veranderingen in de organisatie. Hierdoor kun je aansluiten bij verandering waarvoor het voor de medewerker direct de nut en noodzaak duidelijk is.
Bijvoorbeeld in een organisatie waar contractdocumentatie niet op orde was, is samengewerkt met een CRM-systeem-implementatie met als belangrijk doel het verminderen van de IT-kosten. Het voordeel voor de organisatie was dat dezelfde gebruikers niet 2 keer lastig gevallen hoefden worden en dat er betere informatie beschikbaar was. Het project kon hierdoor een grotere meerwaarde bieden en probleem met de contracten oplossen.
Er zijn een aantal randvoorwaarden die je moet regelen om te kunnen aansluiten bij verandertrajecten:
- Zorg ervoor dat je inhoudelijke expertise kan bieden. Lang niet altijd is die beschikbaar binnen een verandertraject
- Bereidt oplossingen voor die snel en flexibel ingezet kunnen worden. Een verandering realiseren kost al veel moeite. Het vergroten van de complexiteit en afhankelijkheden is vaak een reden om niet samen te werken.
- Zorg voor voldoende capaciteit. Zeker als je niet vanaf het begin betrokken was bij de planning dan is er geen capaciteit ingepland voor jouw geweldige ideeën.
- Je hebt de bovenstaande 3 punten vooraf georganiseerd met sponsoren en budgethouders zodat je niet alleen maar een goed idee hebt maar ook een daadwerkelijke oplossing kunt bieden.