Digitale kanalen… elk heeft andere product informatie nodig
Je bedrijf kan niet zonder digitale kanalen. Marketing websites. Webshops. Klantportalen voor online toegang. Mobiele apps voor je verkopers. Websites en webshops van je partners en distributeurs. E-commerce platformen zoals die van amazon of industrie-specifieke databrokers. En niet te vergeten je service afdeling. Allemaal hebben ze informatie over je producten nodig.
Met zoveel digitale kanalen, lukt het bij lange na niet om alle je product informatie up to date te houden. Continue krijg je vragen over product informatie. Waarom is de omschrijving van een product niet goed? Waarom staat dat oude product nog steeds op de website? Hoe kan het dat de maten niet kloppen in de webshop? Kan onmiddellijk de omschrijving aangepast worden?
Optimistisch ben je begonnen met handwerk. Een koppeling met bronnen was buiten scope bij het opzetten van een kanaal. Bij 1 kanaal is het handwerk al een hele klus. Bij meerdere is het ondoenlijk. Elk kanaal heeft andere gegevens nodig. Een kanaal missen gebeurt bijna elke keer. Of een update duurt heel lang omdat je moet zoeken naar de persoon met toegang.
En als er al een integratie gemaakt is dan is die voor een specifiek kanaal geschikt. Er is geen rekening gehouden andere kanalen. Terwijl het veel zou schelen als deze herbruikbaar was.
Ja graag een ‘single source of truth’
Je wilt een centrale bron waar je al je product informatie in 1 op oogopslag kunt zien.
1 bron waar je de gegevens en documenten uit alle bronsystemen kunt zien.
1 plek om gegevens zonder bron toe te voegen.
Met de mogelijkheid om producten te categoriseren die zinvol is voor de buitenwereld.
Zodat de deskundigen het geheel kunnen controleren. Zodat je gecontroleerd gegevens kunt delen naar 1 of meerdere kanalen tegelijkertijd.
Dan is het niet meer nodig om voor elk kanaal een specifieke informatieset bij te houden. En worden gegevens niet onnodig gedupliceerd.
Elk digitaal kanaal is net weer anders
Die duplicatie is nu noodzakelijk. Doordat elk kanaal de informatie net weer anders aangeleverd wil krijgen. In een eigen formaat, in een speciale excel sheet of in een speciaal berichten-formaat.
Daarnaast heeft elk kanaal zijn eigen ‘taal’. Eigen termen, eigen categorieën en eigen voorkeurseenheden. Andere dan de jouwe. Ook kan het zijn dat je omschrijving niet past of dat je minder ‘unique selling points’ kwijt kunt dan je zou willen.
Je product informatie moet omgezet worden naar de taal van het kanaal. Van centimeters naar millimeters. Koningsblauw naar blauw. Je omschrijving moet korter. Veel dingen die mis kunnen gaan.
Het zijn niet alleen de eisen die digitale kanalen stellen aan product informatie. Er zijn ook de productontwikkelaars, de logistieke afdeling, de compliance functionarissen, de marketing expert, de verkopers etc. Iedereen heeft zo zijn eigen mening op wat er in een kanaal moet of mag staan. En hoe het geformuleerd moet zijn.
De eigen systemen die ze gebruiken om de gegevens op te slaan zijn niet bepaald koppelbaar. Systemen die gemaakt specifiek zijn voor zo’n functie of afdeling.
Kortom met de hand is het niet te doen. Je hebt een systeem nodig dat het proces ondersteunt. En de product informatie voor jou distribueert. Een Product Informatie Management systeem (PIM)…
Product Informatie Management systeem voor al je digitale kanalen
Een PIM is een bron waarmee je informatie uit verschillende bronnen combineert voordat je informatie naar de digitale kanalen distribueert.
Een PIM hoort minimaal de volgende rollen kunnen uitvoeren:
- Acquisitie van data, foto’s en documenten vanuit meerdere bronnen
- Gestructureerde opslag en beheer van informatie
- Verrijking van informatie die ontbreekt of niet geschikt is voor 1 of meerdere digitalekanalen
- Controle en goedkeuring door medewerkers
- Data, foto en document selectie voor digitale kanalen
- Distributie via integraties naar meerdere digitale kanalen
Een PIM is een centrale voorziening die je hebt bij het in controle komen en blijven.
Eerst even nadenken en dan pas rennen…
Een PIM is essentieel component in je applicatielandschap als je meer dan 1 kanaal hebt. Schaf morgen dus niet onmiddellijk het PIM systeem waarover je buurman bij de buurtbarbeque over vertelde. Het is veel werk om een PIM van data te voorzien en een haastige keuze leidt gauw tot problemen. Grote problemen.
Kijk eerst naar wat jouw organisatie nodig heeft?
- Analyseer goed welke data en documenten je klanten, distributeurs en medewerkers nodig hebben.
- Bepaal welke kanalen je wilt aansluiten op je PIM. Beperkt je niet alleen tot de kanalen die je al hebt. Kijk ook naar kanalen die je waarschijnlijk zou willen aansluiten.
- Bepaal hoeveel producten en documenten je met je kanalen wilt gaan delen. Grote volumes vergen meer van het PIM systeem. Niet elk PIM is daar even goed in.
- Uit welke bronnen moet de informatie komen? Welke integratie mogelijkheden zijn er? Heeft het PIM de juiste standaard koppelingen?
- Hoeveel interne gebruikers gaan het systeem gebruiken?
- Zijn delen van gegevens vertrouwelijk? Kijk goed naar de authorisatie-mogelijkheden
- Verkoop je producten van anderen. Gaat de leverancier de gegevens in het system opvoeren en beheren? Of doe je dat liever zelf?
- Bepaal welke en hoeveel procesondersteuning je nodig hebt? Alleen simpele goedkeuring of een uitgebreid proces met veel stappen